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Ministère des Postes, de l'Economie Numérique et des Innovations Technologiques

Messagerie Gouvernementale

Résumé

Le projet de Messagerie Gouvernementale permet de sécuriser et rationaliser les échanges électroniques des membres du gouvernement.

Contexte


La volonté de faire du Togo un pays dans lequel les administrations publiques et les institutions de la République délivrent un service de qualité aux citoyens a conduit au processus de modernisation et de réforme de l’administration publique.

C’est dans ce contexte que dans une phase pilote, 150 comptes de messagerie électronique et de services collaboratifs sur la plateforme de Google Suite ont été créés notamment pour les ministres, les conseillers, les secrétariats particuliers et les corps diplomatiques.

Néanmoins, le mécanisme de facturation de cette solution est une redevance annuelle par compte créé, à laquelle s’ajoutent d’autres frais comme le support et l’assistance à la conduite au changement. L’hébergement de la messagerie est alors fait sur des serveurs externalisés (cloud) ne rassurant pas la confidentialité mais à un coût élevé.

Au regard du coût élevé de la solution Google Suite conjugué à la demande sans cesse croissante estimée à 70000 comptes, la généralisation de ce service de messagerie électronique aux besoins, a été réorientée vers une solution alternative sans redevance annuelle logicielle mais avec seulement un coût marginal pour le service de support et de maintenance.

Partant de ce constat, le Président de la République a souhaité harmoniser et renforcer la sécurité et la crédibilité des échanges électroniques. Le Ministère des Postes et de l’Économie Numérique a donc lancé le projet de mise en place d’une Messagerie Gouvernementale.

Description

Ce service de messagerie collaborative unifiée couvre non seulement la gestion des mails, des contacts et des calendriers mais aussi le partage et le transfert de fichiers volumineux ainsi que des outils de communication temps réel (chat, vidéo, communauté).

 

Dans le périmètre actuel du projet quatre (4) modules sont proposés à savoir :

 

  • une messagerie unifiée ;

 

  • des agendas et une gestion des ressources ;

 

  • une gestion des préférences, du profil et du contact ;

 

  • un transfert et un partage de fichiers.

 

Après la mise en service, le retour sur expérience des utilisateurs permettra d’envisager une évolution de façon plus adaptée pour réponde aux nouveaux usages éventuels tels que le travail collaboratif et une communication plus efficace. Dès lors, des modules additionnels gratuits pourraient être envisagés, notamment :

 

  • la vidéoconférence : la communication visio à travers un navigateur web sur poste de travail, tablette ou smartphone sans composants additionnels sera d’une grande utilité à l’instar des réunions visio à distance ou la consultation médicale à distance par un spécialiste par exemple ;

 

  • la bureautique en ligne déployée sur les serveurs propres à l’Etat togolais ;

 

  • les outils collaboratifs ;

 

  • le réseau social d’entreprise.

 

Les cent cinquante (150) comptes disponibles aujourd’hui vont migrer vers la nouvelle plateforme locale avec une période probatoire de six (6) mois minimum.

 

La présente solution de messagerie professionnelle est dimensionnée pour soixante-dix mille (70 000) comptes avec trois (3) types de profils de boites aux lettres :

 

  • VIP : taille de stockage illimitée ;

 

  • Manager : 2000 Mo ;

 

  • Standard : 500 Mo.

 

Pour une bonne gestion, il est prévu la création de comptes par palier en fonction des nécessités de chaque département ministériel et institutionnel. Ainsi au démarrage vingt mille (20 000) comptes seront créés.

Objectifs

 

  • De doter tous les membres du gouvernement d’un adresse email professionnelle

 

  • Harmoniser les domaines des adresses email des membres du gouvernement

 

  • Assurer la crédibilité des échanges électroniques effectués par les membres du gouvernement

 

  • Sécuriser les échanges électroniques du gouvernement.

Etat d'avancement

La réception et l’installation des équipements matériels ont été faites le 15/07/2018.

Les travaux préparatoires de la solution logicielle sont terminés depuis le 27/07/2018.

Prochaines étapes

Le déploiement de la partie logicielle pour 20000 comptes est prévu à partir du 03/09/2018 pour une durée de un mois.

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